A análise de desempenho em licitações costuma considerar indicadores como quantidade de processos disputados, propostas apresentadas, classificações obtidas, contratos conquistados e certames perdidos.

Esses dados são importantes, mas representam apenas as oportunidades que efetivamente chegaram ao conhecimento da empresa. Existe outro indicador, geralmente menos visível, que pode produzir impactos ainda mais relevantes: a quantidade de processos compatíveis com a atividade empresarial que foram publicados, mas não identificados pela equipe responsável pela captação.

Uma oportunidade não localizada não será encaminhada para análise jurídica, técnica, comercial ou documental. Consequentemente, não haverá avaliação do edital, formação de preço, preparação da proposta, solicitação de esclarecimentos, apresentação de impugnação ou participação na disputa.

Nesse cenário, a empresa não perde a licitação para um concorrente. Ela é excluída do processo antes mesmo de saber que a oportunidade existia.

A captação como etapa estratégica

A captação de oportunidades não deve ser tratada apenas como uma atividade operacional de pesquisa em portais de compras públicas.

Ela constitui a primeira etapa do processo comercial relacionado às contratações públicas. Todas as demais atividades dependem da identificação correta e tempestiva do procedimento.

Sem a localização do processo, não existe análise do instrumento convocatório. Sem análise, não existe decisão de participação. Sem participação, não existe possibilidade de contratação.

Por esse motivo, a qualidade da captação influencia diretamente o volume de oportunidades analisadas, o número de propostas apresentadas e os resultados comerciais alcançados pela empresa.

Principais causas de falhas na identificação

Em muitos casos, a licitação está regularmente publicada e disponível para consulta. O problema ocorre porque os mecanismos de pesquisa utilizados pela empresa não conseguem localizá-la.

Entre as causas mais frequentes estão:

• utilização de palavras-chave excessivamente restritas;

• ausência de atualização periódica dos termos pesquisados;

• diferenças entre a nomenclatura utilizada pela empresa e a descrição adotada pelo órgão público;

• erros de grafia, abreviações e variações terminológicas;

• classificação inadequada do objeto no portal de compras;

• filtros geográficos, financeiros ou temporais configurados de forma incorreta;

• pesquisa limitada a poucos portais ou plataformas;

• ausência de monitoramento dos diários oficiais;

• confiança excessiva em sistemas automatizados;

• falta de conferência manual dos resultados captados.

Um mesmo objeto pode ser descrito de diversas formas. Um serviço de telemedicina, por exemplo, pode aparecer como emissão de laudos, diagnóstico remoto, apoio médico especializado, interpretação de exames, central de laudos ou prestação de serviços médicos à distância.

Quando a pesquisa considera apenas uma nomenclatura, processos relevantes podem permanecer fora dos resultados.

Limitações da automação

Ferramentas automatizadas são importantes para aumentar a abrangência e reduzir o trabalho manual. Entretanto, a automação depende da qualidade dos parâmetros inseridos, das fontes monitoradas e da estrutura das informações publicadas.

Um sistema pode funcionar corretamente e, ainda assim, deixar de identificar uma oportunidade porque o órgão utilizou uma palavra diferente, publicou o documento em local não monitorado ou classificou o objeto em categoria incomum.

A automação deve ser utilizada como instrumento de apoio, e não como única camada de controle.

Uma captação eficiente exige revisão periódica das palavras-chave, comparação entre resultados manuais e automatizados, análise das nomenclaturas utilizadas pelos órgãos e verificação das plataformas em que os concorrentes estão participando.

Indicadores de desempenho da captação

A avaliação da área de licitações não deve considerar apenas os processos encontrados e disputados. Também deve analisar a capacidade da empresa de localizar oportunidades compatíveis com sua atividade.

Alguns indicadores relevantes incluem:

• quantidade de oportunidades identificadas por período;

• quantidade de processos descartados após análise;

• quantidade de licitações encontradas após a data de participação;

• quantidade de oportunidades identificadas por fontes externas;

• quantidade de processos descobertos por meio de concorrentes;

• palavras-chave que apresentaram melhores resultados;

• portais com maior volume de oportunidades relevantes;

• percentual de oportunidades captadas automaticamente;

• percentual de oportunidades localizadas por pesquisa manual;

• tempo entre a publicação e a identificação do processo.

O registro das oportunidades descobertas tardiamente é especialmente importante. Esses casos permitem identificar falhas nos filtros, ampliar a base de palavras-chave e corrigir os procedimentos de monitoramento.

Integração com outras áreas

A captação não deve funcionar de forma isolada.

As equipes comercial, técnica, jurídica e de gestão contratual podem fornecer informações relevantes para aprimorar as pesquisas. Contratos em execução, reuniões com órgãos públicos, solicitações de ampliação de serviços e movimentações de concorrentes podem indicar futuras contratações.

Da mesma forma, a análise dos editais encontrados permite compreender como os órgãos estão descrevendo os objetos, quais códigos de classificação estão utilizando e quais plataformas concentram determinados tipos de contratação.

Essa integração transforma a captação em uma atividade de inteligência de mercado, e não apenas em uma rotina de pesquisa.

Conclusão

Uma empresa pode possuir equipe técnica qualificada, documentação regular, preços competitivos e experiência suficiente para executar determinado objeto. Contudo, nenhuma dessas capacidades produzirá resultado se a oportunidade não for identificada dentro do prazo adequado.

Falhas na captação podem ser tão prejudiciais quanto derrotas em uma disputa, pois impedem que a empresa participe do processo e concorra pela contratação.

Por isso, a análise de desempenho em licitações deve considerar não apenas quantos processos foram vencidos ou perdidos, mas também quantas oportunidades relevantes deixaram de ser encontradas.

Uma licitação não identificada não chega à análise, não gera proposta e não se transforma em contrato. A eficiência da captação determina quais oportunidades efetivamente passam a existir para a empresa.